Od 1 lipca 2018r. weszły w życie zmiany w Kodeksie Pracy, na podstawie których wprowadzono do Kodeksu pracy art. 222 i 223 Kodeksu Pracy.
Zgodnie z art. 222 Kodeksu Pracy pracodawca może wprowadzić w przedsiębiorstwie monitoring tylko wówczas gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Należy podkreślić, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Co ważne, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Wskazany termin ulega przedłużeniu gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wówczas termin 3 miesięcy zostaje przedłużony do czasu zakończenia postępowania.
Po upływie terminu archiwizacji nagrania podlegają zniszczeniu, chyba że na podstawie obowiązujących norm prawnych zasadne jest ich dalsze przechowywanie.
Obowiązek informacyjny:
- Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (zgodnie z art. 104 Kodeksu Pracy Regulamin należy ustalić gdy zatrudnia co najmniej 50 osób). Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje dotyczące celu, zakresu oraz sposobu monitoringu.
- Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
- W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Monitoring poczty elektronicznej
Zgodnie z art. 223 Kodeksu Pracy Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty pracownika wówczas gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Obowiązek informacji jest taki sam jak w przypadku monitoringu wizyjnego.
Sankcje
Naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Dział trzynasty KP nie został bowiem znowelizowany w związku z wprowadzeniem art. 222 KP. Pracownikom pozostaje droga odszkodowawcza w związku z naruszeniem dóbr osobistych, sprawa sądowa za naruszenie ochrony danych osobowych lub skarga do UODO.
Autorka tekstu: Joanna Poprawska
